Como escolher e implementar um ERP: estratégias fundamentais para o sucesso
Escolher um ERP (Enterprise Resource Planning), ou sistema integrado de gestão empresarial, é uma das decisões mais estratégicas que uma empresa pode tomar. O ERP impacta diretamente todos os setores: financeiro, fiscal, vendas, produção, logística, entre outros. É uma escolha que precisa ir muito além da comparação de preços e funcionalidades.
Antes de tudo, pense como um projeto
Implementar um ERP não é apenas adquirir uma tecnologia. É executar um projeto estratégico com impacto direto na eficiência e no crescimento da empresa. Pessa demonstração, converse com clientes ou ainda melhor ex-clientes. E como qualquer projeto bem-sucedido, ele deve começar pelos três pilares clássicos da gestão de projetos:
🎯 Escopo: o que exatamente o ERP vai entregar?
Antes de iniciar qualquer negociação com fornecedores, tenha clareza sobre os objetivos da implementação:
- Quais áreas da empresa o ERP deve cobrir?
- O ERP atende todos os meus negócios?
- Este ERP me dá respaldo a atualizações legais e ficais?
- Quais processos devem ser automatizados?
- Haverá integração com sistemas legados, BI, outros sistemas?
- Quais relatórios ou controles são esperados?
Um escopo bem definido evita frustrações e re-trabalhos. Sem escopo, o risco de gastar mais, demorar mais e receber menos do que o esperado é altíssimo.
👉 Dica importante:
Não tem problema definir dois escopos diferentes:
- Um escopo para o momento atual da empresa, com o essencial para o funcionamento imediato.
- E outro escopo visando o futuro, com melhorias e expansões planejadas.
Essa separação ajuda a evitar pedidos fora do escopo, reduz custos inesperados e garante que o projeto evolua de forma estruturada.
💰 Custo: quanto realmente custa um ERP?
O investimento em ERP vai muito além da mensalidade, tem que levar em consideração
- Consultoria e implementação
- Customizações e integrações
- Treinamentos
- Infraestrutura (se necessário)
- Manutenção evolutiva e atualizações
O projeto de implantação geralmente traz consigo os custos com consultorias, integrações, treinamentos e até estrutura (nuvem, web ou local). Em muitos casos, pode ser necessário adquirir equipamentos adicionais como computadores, leitores de código de barras ou monitores para painéis de indicadores.
👉 Dica: considere o Custo Total de Propriedade (TCO). Projetos mal orçados são os primeiros a falhar — seja por atrasos, escopos cortados ou abandono por perda de confiança.
⏳ Prazo: quando cada entrega vai acontecer?
Sem cronograma, o projeto vira um labirinto. Um bom plano de implementação define:
- Entregaveis: marcos de entrega
- Fases de testes e homologações
- Momentos de validação com os usuários
- Go-live planejado com suporte dedicado
Evite o famoso “big bang” — a implantação completa de uma só vez. Estratégias em fases são mais seguras, reduzem riscos e permitem ajustes conforme o projeto avança.
👉 Dica: 📘 O guia PMBOK define o caminho ótimo do projeto como aquele que entrega o que é preciso, no prazo, com qualidade. O que não é necessariamente o mais rápido. Muitas implementações começam pelos módulos financeiros e de faturamento, enquanto outras áreas entram em produção gradualmente.
5 Estratégias complementares para garantir sucesso na implementação
Planejamento e Integração com o Negócio:
O ERP deve se conectar aos processos já existentes e se tornar o “hub” das operações. Reunir a equipe das diferentes áreas conhecer quais informações sobre estas pessoas precisam e como o sistema de gestão vai atender as necessidades e organizar para o crescimento. Um plano bem feito para colocar o ERP em funcionamento pode ser o mais importante para ter sucesso. Por isso, faça isso com cuidado.
Padronização de Processos:
Aproveite a implementação para rever e padronizar fluxos, facilitando a gestão e a escalabilidade. Já entrando no próximo tópico, aqui a própria equipe identifica os recursos de ERP essenciais para a empresa. Eles aprendem a ajustar o software ou até solicitam novos módulos aos gestores para atender às necessidades de cada setor. Flexibilidade é essencial gerentes e proprietários devem colaborar nas atividades diárias unindo o time.
Capacitação e Engajamento da Equipe:
Defina pontos focais e invista em treinamento da equipe. A resistência à mudança é um dos principais desafios na adoção de ERPs. A sua equipe vai trabalhar todos os dias na empresa e eles são capazes de identifica os recursos de essenciais para a empresa.
📣 Comunicação Transparente
Mantenha os responsáveis informados sobre o progresso do projeto. Transparência gera confiança e reduz falhas de comunicação que podem comprometer prazos e expectativas. Na GTI, por padrão, todos os nossos projetos contam com:
- Apontamentos regulares de progresso, enviados automaticamente aos responsáveis pelo projeto;
- Documentos de início de fase, detalhando o que será entregue em cada etapa;
- Formulários de validação de entrega, garantindo que o cliente aprove e tenha clareza sobre o que foi implementado.
Essa estrutura evita surpresas, alinha expectativas desde o início e fortalece o relacionamento com todos os envolvidos.
✅ Testes, Qualidade e Suporte Contínuo
Planeje ciclos de testes reais com os usuários finais. Essa etapa é fundamental para identificar ajustes antes da entrada oficial do sistema em produção. Treinamentos eficazes e validações práticas aumentam a adesão da equipe e reduzem erros no dia a dia. Pesquisas de satisfação também são ferramentas poderosas para medir a qualidade das entregas e entender como os usuários estão lidando com o sistema.
👉 Dica: Considere estruturar projetos evolutivos, com ciclos de melhoria contínua após a implantação, é um modelo de suporte mensal. Isso garante que o ERP acompanhe o crescimento do seu negócio e esteja sempre alinhado com as suas novas necessidades.
O pós-go-live não deve ser o fim, mas o início de uma nova fase de evolução e maturidade tecnológica da empresa.
Checklist para a escolha do fornecedor de ERP
- O sistema cobre as exigências fiscais e legais do Brasil?
- Considerou outros fornecedores e propostas?
- Possui atualizações automáticas e suporte técnico eficiente?
- Permite integrações com sistemas existentes?
- É flexível para crescer com sua empresa?
- O fornecedor oferece contato com empresas do seu porte?
Conclusão
A escolha e a implementação de um ERP são desafiadoras, sim. Mas com um planejamento bem estruturado, visão de longo prazo e o apoio de um parceiro experiente, essa decisão se transforma em um verdadeiro pilar para o crescimento sustentável da sua empresa.
Na GTI IT Solutions, ajudamos empresas a escolher, adaptar e implementar ERPs que realmente funcionam para o seu negócio, com suporte técnico, visão estratégica e foco total em resultados. Nossa missão é ser o parceiro ideal em gestão Empresarial.
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